Електронний документообіг

В сьогоднішніх умовах карантину та необхідного режиму самоізоляції, завдяки чому віддалена робота стала дуже поширеною, особливо важливим стало питання використання електронного документообігу між сторонами договору.

Чинне законодавство у сфері електронного документообігу поки що не дає чіткої відповіді щодо способу побудови відповідних процесів. Судова практика щодо оригіналів електронних документів, електронних доказів та інших аспектів електронного документообігу тільки формується. У практиці Верховного Суду поки що не багато рішень з цього питання та вони, здебільшого стосуються  сфери господарських правовідносин.

Разом з тим, вважаємо за потрібне висловити ряд рекомендацій, які можуть допомогти у забезпечені та захисті своїх прав споживачам страхових послуг.

Надання електронному документу юридичного значення для подальшого його надсилання електронною поштою без зайвих труднощів можливо забезпечити за допомогою електронного підпису.

Якщо між Вами та страховою компанією відсутня юридично оформлена домовленість про порядок електронного документообігу, Ви можете в умовах карантину скористатись наявними на сьогодні сервісами та забезпечити надсилання страховику юридично значущих документів  електронною поштою з використанням наявних у відкритому доступі можливостей.

Якщо Ви маєте електронний підпис, виданий сертифікованими установами,  тоді Ви можете сформувати необхідний електронний документ та надати статусу юридичної значущості  цьому документу, до прикладу, на веб-сайті Центрального засвідчувального органу Міністерства цифрової трансформації України у розділі «Довірчі послуги» - «Накласти підпис».

Після накладення електронного підпису на сформований Вами документ Ви отримаєте спеціальний файл щодо підтвердження цих дій.  Особа, якій Ви надішлете цей електронний документ, зможе перевірити справжність Вашого підпису на цьому ж веб-сайті у розділі «Довірчі послуги» -  «Перевірити підпис». Доцільно б було вказати про це у е-майлі, яким буде надіслано відповідний електронний документ.

Важливо! Внесення змін у сформований документ, після накладення електронного підпису на відповідний документ спричинить неможливість використання цього документу у якості електронного доказу у разі виникнення спору.

Проблеми із доказуванням за допомогою електронного листування можуть виникнути тоді, коли сторони заперечуватимуть належність їм електронних адрес. Тому електронні документи необхідно надсилати на електронну адресу, вказану у договорі або на офіційному сайті юридичної особи.

І на останок, захист своїх прав у спорі завжди вимагатиме доказування обставин, на які Ви посилаєтесь, тому озброєння інформацією про обмін сторонами юридично значущою інформацією при виконанні договірних зобов'язань шляхом надсилання електронних листів,  підвищить шанси на результативний захист своїх прав у разі виникнення спору.